时间管理(GTD)

教育 2016-04-12 1781 次浏览 次点赞

如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话,你完全可以首先使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位,就可以随时更新改进这些工具了。

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GTD

从组织管理的角度来看,你希望了解和管理的事情可以为7大类:
一个“工作”清单
工作的辅助性资料
记录在日程表中的行动和信息
各种“下一步行动”的清单
一个“等待”清单
参考资料
一个“将来某时/也许”清单

从熟记于心到使用纸质笔记本,再到电子化记录,以至于采用专业的系统软件来管理,是组织管理手段的进步。

GTD:getting things done

GTD是英文:getting things done(让事情完成)的缩写。这本书的中文翻成:尽管去做-无压生活的艺术,并不是很出名,好像没富爸爸等很多书炒作的好。但其实在国外是非常流行的。保证GTD的数字方式是my life organized,或者Agenda Fusion和pocketbreeze配合做到90%MLO的功能,而且比之更好的是可以和outlook同步。

POCKET INFORMANT跟AGENDA FUSION,BREEZE跟DIARY,这四个玩意简直是PPC上GTD的鱼和熊掌。

SBSH(http://www.sbsh.net)和SPB均是专门开发windows mobile软件的IT公司,多款软件都深受用户的好评。SBSHSPB最出名的当然莫过于Spb Mobile Shell了。

《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一书的作者David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

GTD,Getting Things Done的缩写,来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版,而在网络上流传的《搞定!-2分钟轻松管理工作与生活》的中文名则是台湾译本的名称。

GTD在Amazon的销售排名中名列98位,在国外的Blogger中也引起大量的讨论与研究,而《尽管去做》这本书在国内却没有引起太多的反响,而且国内大部分对于GTD的讨论都集中在几个主要的PDA论坛,中文Blog圈中的相关讨论则很少,而且其中还有不少是转摘的内容。《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》一书的作者David Allen将GTD总结成为一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。

GTD的理念:GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好目前的工作,提高效率。

而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响现在的工作,要么就是会忘记了去做。

而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类,确定下一步的处理方法,将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。
GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。

收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。

整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织 。

组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。

GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、加利、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。

回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。

执行:现在你可以按照每份清单开始行动了,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动。

以上五步骤的简要回顾:

Collect 收集
将我们需要做的和想做的事情,都记录在Inbox 收件箱。

Process 分析
分析任务属于哪种情况:
(1)2分钟可以完成的立即去做;(2)是否需要联系某人去做;(3)需要指定时间,详细计划去完成。

Organize 组织
给任务添加context上下文、tag标签、due date到期时间、note笔记;
任务需要分多个阶段去完成的,就创建project项目来管理多个task任务。

Review 回顾
回顾所有新建的的任务、项目和等待完成的事情,确保每一件新建的任务都有很好的安排。
回顾所有已完成的任务、项目,总结经验,以斟因果得失。

Do 行动
按照自己的计划去完成任务、项目。

再简单地说:GTD是一种以收集信息、分类信息、执行、回顾为主要步骤的一种有效率的使用PIM的方法。

实现GTD的四种工具:

在线GTD: 如RTM(remember the milk,http://www.rememberthemilk.com/),它是Google推荐的一款igoogle应用。Remember the milk:是一个提供在线个人任务管理服务的网站。网站名字的含义是:“Remember the milk是管理您任务的最佳方式,再也忘不了牛奶(或其他事情)了”。PC World对它作出了很高的评价:“Remember The Milk 重造了任务列表”。它支持Google Calendar,Twitter,iPhone/iPod Touch,Gmail和Blackberry。

计算机:outlook、MLO、lifebanlance
PDA: MLO(wm版) lifebanlance(Palm)
纸+笔: GTD笔记本

在这里,我们要提到一个AIC(All in Control)实施的概念。

(图片)

GTD软件:

PPC平台
My Life Organized;
AgendaFusion
PocketInformant
*注:因为与PC的友好关系,PPC本是GTD的最佳平台,不过随着所有的手机系统网络化,这个优势逐渐被弱化,毕竟现在很多的工作可以通过网络来完成。

本文以PPC平台软件为例,使用O2 Flame手机,WOF V3版 WM6.5英文系统。

Iphone平台
Life Balance
*注:优秀的系统,搭配堪称第一的GTD软件。

blackberry平台
NextAction!
据说是是唯一一个适用于黑莓的有效任务管理软件。

Android平台的五个免费时间管理软件
Astrid、Tag-ToDo-List、Doit.im、ActionComplete、Shuffle
*注:Android的互联网精神还有待于得到大家的认同。

PalmOS上5个免费的时间管理软件
ninerpad、Due Yesterday、TimeOMat、Diddlebug、McSchedule
*注:PalmOS平台软件多为闭源的付费商业软件,如Agendus、Bonsai等。

Symbian平台
MobileGTD
*注:笔者从来不认为Symbian是个智能系统,所以此项等于没提起过。

Agendus

个人信息管理Agendus可以将你的Palm的全部性能释放出来的软件,不仅仅局限于设备内置的通讯录、行事历和任务表,增加了电子邮件和手机短信功能。你可以将通讯录和会议、电话以及任务联系起来。你可以创造一个完整的和联系人联络情况列表。你甚至可以直接在地址簿、行事历和任务表中发送电子邮件和手机短信。它能帮你实现通讯录和信息管理的完美衔接。其中,Agendus专业版还提供了高度的灵活性和个性化选择,以及快捷的操作,拥有电子邮件和手机短信功能,以及联系人定位映射,一个事项添加多个联系人,独特的任务清单树状显示等功能。电子邮件可包含附件,支持vCalendar和vCard格式文件。

ThinkingRock:
ThinkingRock是一款跨平台的免费的GTD软件(需要JAVA)。它可以帮助收集和转换你的想法(thoughts),使之成为可完成的行动(action)、任务 (Project)或者存储为信息(information)、将来可能做的事情(future possibilities)。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的,简单易用,且非常强大。

POCKET INFORMANT
PDA的一个最重要的工作就是个人信息管理(PIM)。Pocket PC本身已经内置了日程表、任务、便签、联系人这四个最基本的PIM软件,而且联系人是支持通话日志的,可以替代系统联系人。但是与PC上的OUTLOOK不同,这四个独立的组件很难很好的融合在一起。而且比较麻烦的是,没有一个Project工具来管理具有多个子任务的项目。

强大的日程管理类软件,获奖无数的PIM软件。WebIS Pocket Informant 是WebIS公司出品的一款可以取代内置的联系人,日历、便签和任务四个程序的个人信息管理工具,还提供了日记和时间线视图。其强劲的功能,简单易用的界面使其获得众多评测大奖。它支持Outlook、ActiveSync或其他的同步程序,所有的个人信息都会被完好的保存起来!

AgendaFusion

具有日程、任务、联系人、备注和富文本格式的笔记功能,专门有一个Project功能,用以建立方案,在方案下面又可以建立子方案,建立子任务,建立子日程安排等等,并且可以详细备注及关联联系人、任务等已有元素。这个软件的以前版本中没有联系人功能,同时,项目管理功能增加软件特色,虽然其项目管理功能不如pocket plan专业(Pocket Plan是Twiddlebit Software公司出品的一款可与Microsoft Project媲美的项目管理软件)。

接下来,我们将聚焦在My Life Organized(MLO),一个纯粹的GTD软件。这是一款PPC上最符合GTD理念的软件,某种意义上可以这样认为:因为有了Mylife Organized ,PPC与PALM相比在PIM功能上的差距几乎可以忽略不计了。也被认为是唯一在WM平台能真正做到GTD并能通过网络同步的软件。

想想一件事挺有讽刺意味的,因为GTD本来是教你如何管理个人时间的,但却由于学习GTD本身浪费了很多时间,特别是当前这个MLO。My Life Organized主要有三个界面:Outline界面,To-Do界面和Context界面。在Outline界面,你可以编辑任务、项目。My Life Organized允许建立多个子任务,所以无论是单一任务还是复杂的项目都可以在My Life Organized中快速地建立起来。To-Do界面是你每天需要查看的界面,在这里你可以看到已经设定好的任务和项目。在每一个任务后面都会显示任务的截止时间,两天及两天以后的任务用蓝色显示,当天的任务用橙色显示,过期的任务将会以红色显示出来,非常的清晰。在Context见面,你可以编辑你的情境。另外,My Life Organized还可以和Outlook以及Mindmanager进行同步。需要注意的是:MLO本身并没有行事历的功能。

现在最新版本有了3.5,而国人汉化和XX的3.5版本也于近日出现。http://www.farland.cn/,如需获得官方资源,请登录www.mylifeorganized.net,而国内有爱好者开发了www.mlochina.com,叫MLO中文推广站。

以最新MLO3.5为例,打开MLO的主界面,左边窗口部分有两个视图可选:分别是GTD的核心——大纲,或者叫列表(Outline),待办或者叫下一步行动列表(To-Do);以前版本的情境管理器(Places)为列为“工具”菜单之一,可用F8快捷调出。当你在左边窗口选定了列表中的某个条目时,右边窗口便会显示这个条目的相关属性,总共七个方面,包括常规、时间和提醒、方案、努力、依赖关系、格式和任务统计信息。

Mlo支持与计算机、可移动驱动器、局域网或FTP远程数据文件同步;也支持与本机Outlook和MindManager交换任务数据。

Life Balance(www.llamagraphics.com)是一款最经典的待办事项管理软件,基于最全面的GTD理念,在同类软件中唯一有桌面端且可同步,唯一集成TODO和日程表Calendar功能,在Palm时代就已经有非常多的粉丝了,目前扩展到桌面端和Iphone应用。资源下载:http://bbs.weiphone.com/read-htm-tid-400929.html

其实,选择一件东西并坚持喜欢下去是非常难的,比如GTD软件系统。有个认为最好的应该是life balance, MLO其次, PI非常强大, 但不精粹。

人们总是花很多的时候用以选择工具,所以越来越多的GTD软件基本上让所有的学习者迷惘,再加上导师们推荐你阅读的入门书籍《Getting Things Done》和《Ready For Anything》基本都有些像天书的感觉,那更不知从何入手了。

我们找到《Getting Things Done》对入门工具的选择建议:

如果你仍然对自己到底使用哪一种个人提示系统感到犹豫的话,你完全可以首先使用技术含量较低的局面形式的记事本。一旦你的个人管理系统全部建立到位,就可以随时更新改进这些工具了。

通过我们的深入分析和实践,其实Outlook本来就是一个完善的好工具了,至少它已经比“技术含量较低的局面形式的记事本”不知要高档到哪里去了。如果你在办公室,完全可以利用Outlook的PC端来管理邮件、日历、任务和便签,并通过ActiveSync来同步到手持设备上。这是一个不需要额外付款和学习的便捷途径,遵循《Getting Things Done》的建议,用Outlook建立并完善了个人管理系统,再移植更高级的专业GTD系统也不迟。

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